5 façons super faciles de maximiser la productivité de l’entreprise

Conseil aux petites entreprises : 5 façons super faciles de maximiser la productivité de l’entreprise

Conseil aux petites entreprises : 5 façons super faciles de maximiser la productivité de l’entreprise

Le temps, c’est de l’argent et le temps passe bien vite quand vous êtes propriétaire d’une petite entreprise. C’est pourquoi le niveau de productivité de votre entreprise peut favoriser sa réussite ou la faire échouer. Une étude réalisée par Microsoft a montré qu’en moyenne, les travailleurs ne sont productifs que 3 jours sur 5, ce qui ne représente que 60% du temps!  Et ce n’est pas nécessairement parce qu’ils sont de mauvais employés. Plusieurs petites entreprises sont aux prises avec la même inefficacité qui empêche leurs employés d’atteindre le maximum de leur productivité. Cela vous semble familier? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez facilement éviter quelques-uns des problèmes d’inefficacité les plus courants en mettant en pratique notre courte liste de conseils infaillibles s’adressant aux  propriétaires d’entreprise.

Il faut cesser de perdre du temps et des énergies en continuant de faire quelques-unes des erreurs fréquentes des petites entreprises. Les 5 trucs suivants sont de simples petits changements que vous pouvez appliquer immédiatement et sans difficulté et qui amélioreront radicalement la productivité de votre entreprise.

#1 : Groupez les courses et les tâches moins importantes

Tout d’abord, faites-nous confiance quand nous affirmons que le multitâche n’est pas votre meilleur ami. Commencez par grouper des projets et des tâches semblables certain jour ou à certain moment afin de les exécuter de la façon la plus efficace possible. Par exemple, au lieu de vérifier vos courriels tout au long de la journée, ce qui interrompt le travail que vous êtes en train de faire et brise votre rythme, répondez à vos courriels au cours de l’avant-midi et une autre fois à un moment particulier dans l’après-midi. Grouper ainsi les tâches aide à minimiser les distractions, ce qui vous permet de terminer un travail à temps. Vous en ferez beaucoup plus de cette manière et vous le ferez plus rapidement.

#2 : Gardez votre liste de priorités courte

Étant un propriétaire d’entreprise occupé, il peut vous sembler parfois que votre liste de tâches à faire est interminable, ce qui est un peu décourageant, sans parler qu’il est bien  stressant d’essayer de tout faire en même temps pour arriver à passer au travers de cette liste. Une courte liste de priorités, ça n’existe tout simplement pas, mais vous pouvez aider à garder votre équipe concentrée et à l’oeuvre en accordant des priorités à vos priorités. Regardez cette longue liste de choses à exécuter et réduisez-la à 2 ou 3 priorités auxquelles vous vous attaquerez d’abord avant de passer aux autres. Non seulement c’est plus efficace, mais c’est aussi plus encourageant puisque les projets seront complétés plus rapidement grâce à l’attention accrue qu’on leur a accordée. Finalement, cette liste sans fin ne semblera plus aussi interminable!

#3 : Accordez une priorité à la santé

Vous êtes l’élément moteur de votre entreprise; ne vous investissez pas aux dépens de votre santé et de votre bien-être. Rien n’est plus nuisible à la productivité que  l’incapacité de se donner mentalement et physiquement à 100%.

C’est la même chose pour vos employés; vous devez encourager les membres de votre équipe à maintenir eux aussi de saines habitudes de santé. Vous ne vous rendez pas service en allant jusqu’au bord de l’épuisement parce que le rendement de votre entreprise en souffrira à long terme, ce qui dépassera les gains en productivité que vous avez faits à court terme. La maladie et l’épuisement sont les causes principales d’absentéisme en milieu de travail et ces facteurs peuvent annuler les résultats. Donnez l’exemple et accordez la priorité à  votre santé.

#4 : Laissez de l’autonomie à votre équipe

L’autorité accordée à votre équipe peut prendre plusieurs formes. Une erreur que font quantité de propriétaires est de micro-gérer leurs employés, ne leur permettant pas de faire le travail pour lequel on les a embauchés. Vous êtes surchargé de travail et vous finirez par être le goulot d’étranglement qui ralentit tout le monde si vous n’apprenez pas à déléguer correctement. Et n’oubliez pas de donner à vos employés accès à l’information dont ils ont besoin pour travailler efficacement. S’ils doivent courir après des renseignements, il se perdra beaucoup d’énergie et de temps précieux.

Assurez-vous que l’information qui suit est facilement disponible à votre équipe :

  • Horaire : vos employés ont besoin de savoir quand et où ils travaillent. Ils doivent avoir l’information relative aux congés et savoir qui est en vacances et à quel moment pour fonctionner en tant qu’équipe cohérente et productive.
  • Service à la clientèle : le personnel ayant un contact direct avec les clients doit  avoir accès facilement aux bases de données et aux ressources concernant la clientèle pour servir cette clientèle rapidement sans de longues attentes frustrantes.
  • Historique du client : l’accessibilité à l’historique des transactions du client, à ses demandes d’assistance et à ses communications permet à vos employés d’utiliser le travail déjà fait par un autre employé plutôt qu’avoir à tout recommencer à zéro et évite ainsi de mécontenter inutilement le client.
  • Projets : vos employés ont-ils accès aux informations sur les projets collectifs, les échéanciers et les objectifs ou travaillent-ils en vase clos? Rendez l’information sur les projets disponibles aisément de sorte que les membres de l’équipe comprennent clairement l’ensemble du projet, leurs rôles et le résultat que tous travaillent à atteindre.

Des applications efficaces comme Slack et Flow peuvent aider à améliorer énormément la productivité de l’entreprise.

#5 : Négligez le multitâche

Ne faites pas de multitâche. Vous n’êtes peut-être pas aussi bon dans ce domaine que vous pensez l’être. Vous pouvez avoir l’impression que vous en faites davantage, mais en réalité, il n’en est rien.  Une étude réalisée à University of London a montré que les sujets qui accomplissent plusieurs tâches pendant des activités cognitives ont éprouvé une importante baisse de QI. Cela crée un cercle vicieux qui nous donne l’impression que nous accomplissons beaucoup, alors qu’en fait nous ne faisons pas vraiment beaucoup plus que quand nous envoyons un courriel ou répondons à un message. En se concentrant sur une seule tâche à la fois, vous favorisez de meilleures habitudes cérébrales et en réalité vous améliorez grandement la productivité de l’entreprise. Le plus important facteur dans l’explosion du multitâche? Notre boîte de réception de courriels et la prolifération de téléphones intelligents!

La mise en application des conseils relatifs à la productivité dont nous venons de parler ne coûte vraiment rien, ce qui les rend faciles à appliquer immédiatement. Cependant, une autre façon excellente d’augmenter la productivité et qui a fait ses preuves, c’est de garder le moral du personnel au beau fixe. Que ce soit par une activité intéressante comme un dîner mensuel, des excursions de groupe ou une variété de collations et grignotines santé au bureau, investir dans le moral des employés peut s’avérer un bon placement et rapporter gros. Après tout, des employés heureux sont des employés productifs. Une avance en liquide au marchand ou un prêt à la petite entreprise peut vous aider à investir dans des programmes qui inciteront votre équipe à garder le sourire.

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